횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법

그다지 어렵지 않은 내용을 필요 이상으로 어렵게 설명하는 사람은 어디에나 있다. ‘저 내용을 굳이 저렇게 설명해야 하나?’ 하는 의문, 학교나 직장에서 뭔가를 배울 때 한 번쯤은 가져본 적 있을 것이다. 물론 다른 사람이 하는 설명만 답답한 건 아니다. 기껏 공들여 설명했더니 상대는 이해되지 않는다는 표정으로 “그래서 결론이 뭔데?”라고 물어와서 당황해본 이들도, “하고 싶은 말이 뭔지 모르겠다”와 같은 혹평을 날린 상사 때문에 자괴감을 느껴본 이들도 상당수일 것이다. 일본에서 실시한 한 조사에서 ‘당신은 설명을 잘하는 편입니까, 그렇지 않은 편입니까?’라는 질문에 ‘그렇지 않은 편’이라고 답한 사람이 81.4퍼센트에 달했다고 한다. 사실 일본까지 갈 필요도 없다. 주위만 둘러봐도 설명 잘하는 재주를 갖춘 이는 생각보다 드물다. 설명이 필요한 시점에 거침없이 입을 여는 사람보다는 설명할 일이 있으면 일단 빼고 보는 사람이 훨씬 많다. 이렇게 설명이 필요한 일은 많아도, 정작 설명쯤은 별일 아닌 듯 수월하게 해내는 사람은 별로 없다. 그러나 이 책 《횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법》의 저자이자 강연가로 활동하는 고구레 다이치는 사실 설명이 그렇게 까다로운 것이 아니라고 말한다. 설명을 잘하기 위해서는 특별한 센스를 타고나야 하는 것도 아니고 성격이 밝아야 하는 것도 아니다. 말주변, 목소리 크기나 태도, 유머 감각도 설명 능력과 상관없다. 저자는 ‘난 설명을 잘 못해’라는 생각부터 버리라고 조언한다. 그리고 알기 쉬운 설명을 만드는 데 필요한 일종의 ‘공식’을 익히면 알기 쉬운 설명을 누구나 할 수 있다고 주장한다. 한마디면 충분하다, 한 줄로도 거뜬하다 어떤 이야기든 알기 쉽게 정리하는 심플한 설명의 공식 어떻게 말하든 말의 의미를 잘 이해하는 사람을 두고 흔히 ‘개떡같이 말해도 찰떡같이 알아듣는다’라는 표현을 쓴다. 분명 칭찬이다. 주어와 술어가 불분명한 문장으로 말해도 의도를 신통하게 이해해주는 팀원들, 업계 사람 소수만 알아듣는 전문용어를 써도 이해해주는 고객, 그저 뭉뚱그려 ‘많이’라고 했을 뿐인데 내가 원한 수만큼 회의용 출력물을 준비해주는 후배 직원 등은 참으로 고마운 존재이지 않은가. 그렇게 내 맘속에 들어갔다 나온 듯 내 말뜻을 단번에 이해해주는 사람들이 있다면 업무도, 인간관계도 한결 쉬워질 것이다. 그러나 내가 어떤 식으로 설명하건 간에 상대가 척척 알아듣길 원하는 것은 사실 과욕이다. 요즘같이 다양한 사람들이 섞여 함께 일하고 생활하는 시대에는 더구나 어려운 말을 해석하느라 눈치와 시간을 동원하기란 점점 버거운 일이 되어가고 있기 때문이다. 어쨌거나 말은 일단 제대로 해야 제대로 전해지는 법. 즉 찰떡같이 말해야 찰떡같이 알아듣게 마련이다. 그러니까 ‘설명을 해줬는데도 왜 이해 못하는지 답답하다’라고 느낀다면 상대방의 말귀를 탓하기 전에 일단은 내 말부터 되짚어볼 필요가 있다. 나는 과연 쉽고 분명하게 설명해줬는지, 그래서 상대방이 알아듣게끔 전달했는지를 돌아봐야 하는 것이다. 사실 상대가 알아듣도록 간단하고 확실하게 설명하는 일이 그렇게 까다로운 것만은 아니다. 공식에 가까운 몇 가지 요소만 염두에 두면 훨씬 쉬운 설명을 할 수 있다. 그 방법을 저자는 이 책 《횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법》에서 풀어놓는다. 우선 ‘Part 1: 당신이 설명을 잘 못하는 데는 사소한 이유가 있다’에서는 어떤 식으로 설명할 때 알아듣기 어려워지는지, 그리고 우리가 설명할 때 흔히 간과하는 점은 무엇인지 등에 대해 이야기한다. 길게 늘어지는 설명, 듣는 사람과 어떤 관계가 있는지 불분명한 설명의 특징을 살펴봄으로써 독자들은 ‘어쩌면 나도 이런 설명을 하고 있었는지도 모른다’라고 자각할 수 있을 것이다. ‘핵심 없는 설명’에서 벗어날 수 있는 방법은 ‘Part 2: 사람들은 자기와 관련 있는 것에만 관심을 보인다’에서 더욱 본격적으로 살펴본다. 설명을 듣는 상대방이 경청하게 만드는 한마디, 한 문장을 어떻게 말하는지 짚어보는 파트다. 이어지는 ‘Part 3: 횡설수설하지 않고 설명 잘하는 비법’에서는 어떤 이야기든 알기 쉽게 설명하는 공식, ‘텐프렙(TNPREP)의 법칙’을 해부한다. ‘주제, 수, 요점 및 결론, 이유, 구체적 예, 요점 및 결론 반복’이라는 간단한 설명 공식을 배울 수 있을 것이다. 어렵거나 애매한 표현을 습관적으로 쓰는 독자들이라면 특히 ‘Part 4: 설명은 무조건 쉬워야 한다’라는 파트에 주목할 만하다. 또한 ‘Part 5: 가장 짧은 시간에 최소한의 설명으로 상대방을 움직여라’는 부하 직원에게 지시하거나 주의를 줄 때와 같이 특별한 비즈니스 커뮤니케이션이 필요한 상황에서 효과적으로 설명하는 법에 대해 다루고 있다. 저자가 직접 직장생활에서 경험한 사례가 다수 포함되어 있어 실무에 적용하기 좋다. 마지막으로 ‘Part 6: 길어지면 지는 것이다’에서는 긴 설명이 아닌, ‘오해를 낳지 않는 설명’의 중요성을 강조한다. 저자는 책의 말미에 비즈니스 메일을 짧고 쉽게 쓰는 법에 대해 지면을 할애함으로써, 말뿐만 아니라 글 또한 이해하기 쉽게 전달해야 함을 보여준다. ▷▷ 이 책의 특징 당신이 설명을 못하는 데는 사소한 이유가 있다 부모로서 아이가 어려워하는 학습 내용을 이해시켜보려고 이 방법 저 방법 동원해서 설명해본 경험이 있다면 잘 알 것이다. 알기 쉬운 설명이 얼마나 어려운 일인지를 말이다. 연세 지긋한 부모를 상대로 스마트폰 사용법을 설명해본 적 있는 이들 역시 생각해봤을 것이다. ‘내 설명이 어렵나? 대체 왜 못 알아듣지?’ 사실 뭔가를 가르쳐야 하는 특별한 상황에 처했을 때만 ‘어떻게 하면 쉽게 설명할 수 있을까’ 하고 고민하게 되는 건 아니다. 직장에서도 일상적으로 해내야 하는 과제 중 하나가 설명이다. 직종과 직위를 불문하고 전달, 보고, 지시, 프레젠테이션 등 다양한 방식으로 행하는 비즈니스 커뮤니케이션에서 빼놓을 수 없는 것이 다름 아닌 설명이기 때문이다. “그 건은 지금 어떻게 진행되고 있어?”라고 물어오는 상사, “새로 나온 모델은 디자인 외에 어떤 부분이 달라진 거예요?”라며 문의하는 고객, 실수를 반복해서 한 번쯤 주의를 들어야 하는 후배에게 공통적으로 필요한 것도 바로 ‘알아듣기 쉬운 설명’이다. 그런데 설명하는 재주가 부족한 사람들을 가만히 살펴보면 몇 가지 공통점을 발견할 수 있다. 쉬운 말로 표현하지 못하고, 이야기를 정리하지 못하며, 듣는 상대가 궁금해하는 내용을 제대로 짚어내지 못한다. 바로 이러한 사소한 특징이 설명을 어렵고 지루하게 만드는 것이다. 바꿔 말하면 이는 곧 상대방이 ‘나와 관계있는 이야기’라고 느끼게 만들고, 정확한 문장으로 쉬운 단어를 골라 전달하기만 해도 훨씬 쉬운 설명을 할 수 있다는 뜻이다. 이 책에서 저자는 많은 사람들이 설명을 할 때 자기 위주의 설명에서 벗어나지 못한다는 점을 지적하면서 상대방에게 가장 절실한 부분을 포착해서 설명하는 것의 중요성을 특히 강조한다. 예컨대 영업사원이 고객에게 설득할 때도 내세우고 싶은 상품의 장점보다 고객에게 득이 될 사항을 더 설명해주는 편이 효과적이라는 것이다. 이 밖에도 저자는 ‘15초밖에 없다면 무엇부터 설명해야 할까’를 생각하고 결론에 해당하는 한 문장을 정해볼 것, ‘제대로’나 ‘잘’ 같은 말보다 구체적인 숫자로 설명하기, 전문용어를 쓰지 않는 연습 등을 권하기도 한다. 이와 같은 ‘사소한’ 팁에 따라 상대를 고려하는 습관을 들인다면 독자는 설명의 기술을 보다 쉽게 터득할 뿐만 아니라, 상대가 이야기를 집중해서 듣고 납득해주는 경험을 통해 자신감도 얻을 수 있을 것이다. 어쩌면 설명할 일을 앞두고도 긴장하지 않는 배짱까지 덤으로 얻을 수 있을지도 모른다. 적어도 ‘그래서 하고 싶은 말이 뭐냐’ 같은 말을 듣고 자존감에 흠집을 입을 가능성은 확실히 줄어들 것이다. 사회생활에