쏟아지는 일 완벽하게 해내는 법

“비즈니스와 개인 생산성 분야의 바이블” 아마존 시간관리 분야 베스트셀러 1위! <뉴욕타임스> 베스트셀러 《Getting Things Done》의 2016년 최신 업그레이드판 왜 해도 해도 일은 자꾸 쌓이기만 할까? 회사일도 집안일도 어디부터 어떻게 해야 할까? 끝도 없이 쏟아지는 다양한 일들을 물 흐르듯 완벽하게 끝내는 ‘5단계 업무흐름 정리법’. 스트레스 없이 개인 생산성을 최대로 끌어올리는 쉽고 간단한 자기관리의 핵심원칙. 세계 최고의 베테랑 경영 컨설턴트이자 베스트셀러 작가인 데이비드 앨런이 현장에서 체득한 풍부한 경험을 바탕으로 새롭게 고쳐 쓴 우리 시대 최고의 자기계발서. 업무와 생활에서 스트레스 없이 일을 처리하는 기적의 프로젝트. 불안과 초초를 단번에 해결하는 최고의 업무 프로그램을 지금 시작하라! 출판사 리뷰 30개국 수많은 직장인들의 라이프스타일을 변화시킨 최고의 자기계발서 “한국의 연간 노동시간은 OECD 국가들 가운데 가장 긴 편에 속한다. 우리나라 임금 근로자의 연간 노동시간은 평균 2,057시간으로 OECD 26개국 중 세 번째로 길다. OECD 단순평균 1,706시간에 비해 351시간 더 일하고, 가장 짧은 독일 근로자의 1,302시간에 비해 755시간 더 일한 셈이다.”(<경향신문> 2015. 12. 22) 그렇다면 이렇게 근무시간이 긴 한국 근로자들의 노동 생산성은 어떨까? “한국 근로자의 1인당 노동 생산성은 2013년 PPP환율을 기준으로 6만 2천 달러로 34개국 중 22번째였다. 서비스업의 낮은 생산성이 노동생산성 하락을 보이게 한 주요 원인으로 분석된다. 제조업의 노동 생산성은 지난해 기준으로 아일랜드와 미국에 이어 3번째로 높았다. 반면 서비스업 노동생산성은 4만 7천 달러로 OECD 26개국 중 21번째에 그쳤다.”(<경향신문> 같은 기사) 경제활동을 위한 업무에서든 개인적인 일처리를 위해서든 일을 했다면 결과를 내야 하는 것은 당연하다. 시시각각 빠르게 변화하는 업무환경에서 직장인이라면 누구나 고민하는 지점이 아닐 수 없다. 컨베이어벨트 앞에 앉은 것마냥 끊임없이 밀려드는 일을 신속하게 처리해야 하는 근로자들에게는 일을 효율적으로 완벽하게 처리해내는 것이 진정한 내공이요, 진짜 자기실력이라고 하겠다. 이 책 《쏟아지는 일 완벽하게 해내는 법Getting Things Done》은 2001년 미국에서 처음 나온 뒤 전 세계 30개 이상의 나라에서 출간되어 많은 사람들의 뜨거운 사랑을 받았던 동명의 《Getting Things Done》(이하 초판이라 함)의 2015년 최신 업그레이드판이다. 초판이 출간되자마자 이 책에서 소개한 일 정리법은 ‘GTD 방식’이라 불리며 전 세계 수많은 직장인들에게 큰 반향을 일으켰으며, 저자는 이 책의 내용을 바탕으로 교육 프로그램을 만들어 제공하는 자회사를 여러 나라에 설립하여 업무 정리와 능률 교육에 힘썼다. 또한 GTD 방식의 효과를 직접 경험한 사람들은 각자 프로그램을 요약하거나 발전시키는 등 그 효과를 입증하였다. 《쏟아지는 일 완벽하게 해내는 법》은 초판보다 분량이 두 배 가까이 늘어난 것은 물론, 15년의 시간 간극을 고려하여 급속하게 발전하는 기술 측면을 숙고하였다. 우선 “초판에 나왔던 구체적인 소프트웨어 애플리케이션들에 대한 언급을 이번 판에서는 모두 삭제했다.”(14쪽) 발전 속도로 보아 어떤 소프트웨어도 계속 업그레이드가 되고 있다. 저자는 본질적으로 “디지털 도구들의 그러한 경쟁과 상관없이 어떤 도구든 그 유용성을 평가하는 전반적인 모델을 제시하는 쪽을 선택했다.”(15쪽) 두 번째로 달라진 점은 더 많은 독자들과 사용자를 아우르는 접근 방식을 택했다는 점이다. 초판은 “주로 기업교육 및 인력개발 분야에서 프로그램을 만들고 테스트하고 실험해온 방법론의 안내서를 만들”(17쪽)어 경영자, 임원, 고속 승진한 고위직 전문가를 주 독자층으로 하였다면, 이번 책은 직장 업무의 신속한 일처리뿐만 아니라, 모든 일(직장, 가정, 전화, 이메일, 공간 정리, 시간관리 등)을 아우르며 스트레스 없는 생산성 향상에 초점을 맞추고 있다. 주 독자층도 주부나 학생, 사무직 종사자 심지어 은퇴자까지로 확장하여 생산성 향상 코칭뿐만 아니라 자신의 주변을 정리하는 셀프 코칭에도 활용할 수 있도록 하였다. 마지막으로 세 번째는 초판에서와 마찬가지로 “생활과 업무에서 이 방법론을 완전히 실행하는 방법에 관한 상세한 설명과 권고”(20쪽)는 그대로 유지하는 한편, 그동안 이 책에서 설명한 원칙과 실천방법들을 입증할 인지과학 등 과학적 데이터를 추가하였다. 기존에 초판을 읽지 않았거나 GTD 프로그램을 모르는 사람이라면 처음부터 차근차근 읽어도 되고, 전체를 가볍게 훑은 뒤 한두 문단에 집중해서 읽어도 된다. 이미 초판을 읽은 독자들도 “GTD에 필요한 환경을 마련하느라 해결해야 하는 다른 중요한 문제들 때문에 미처 인식하고 실행하지 못했던 갖가지 좋은 정보들을 발견하고 놀라고 감격할 것이다.”(23쪽) 마음에 걸리는 것 없이, 물 흐르듯 끝내는 ‘5단계 업무흐름 정리법’ 《쏟아지는 일 완벽하게 끝내는 법》은 크게 3부로 구성되어 있다. 1부는 GTD 방법론을 개괄적으로 소개하고, 2부는 각 시스템을 실행하는 방법을 디테일하게 알려준다. 3부는 2부의 방법론과 모델들을 업무와 생활에 적용할 때 기대되는 효과들을 설명하고 있다. 업무와 일의 생산성을 극대화하는 GTD 방법론은 5단계로 나뉜다. 일을 수집하고, 명료화하고, 정리하여, 검토, 실천하는 단계들이다. 이런 과정을 통하면 어떠한 과중한 업무도 스트레스 없이 빠르고 완벽하게 처리할 수 있다. 효율적인 일처리를 위해 적절한 시간과 자신만의 공간과 도구가 필요하다. 일을 수집하는 과정은 몇 시간이 걸릴 수 있고, “일거리들을 나누어 수집하고 처리해도 되지만 이런 초기 작업은 한 번에 하는 게 훨씬 쉬우”(160쪽)므로 외부의 방해가 적은 주말이나 휴일에 밀린 일들을 수집하면 좋다. 직장에 출근하는 사람이라도 가정에 “사무실의 시스템과 동일한 위성 시스템을 갖추는 것이 중요하다.”(163쪽) 수집함, 종이, 펜, 포스트잇 등 기본적인 도구들은 늘 떨어지지 않게 준비하여 5단계 업무흐름 정리법을 시작해보자. 1. 수집하기: ‘일거리’들을 한 곳에 모으기 수집함과 메모지를 준비하여 미완의 일들, 잠재적인 행동이 필요한 일들을 모은다. 그리고 나중에 처리하도록 모두 수집함에 넣는다. 우선 책상에서 시작하여 캐비닛→바닥/벽/선반→가구→설비 등으로 옮겨간다. 물리적으로 수집품이 너무 많거나 너무 크면, 편지지 크기의 종이에 그 항목을 적어 수집함에 넣는다. 이때 날짜도 기입한다. 머릿속도 비운다. 종이를 준비하여 생각이나 아이디어를 적어 수집함에 넣는다. 2. 명료화하기: 수집함 비우기 물리적인 수집함이든 이메일 편지함이든 맨 위 항목부터 차례대로 처리한다. 한 번에 한 항목씩 처리하며, 한 번 꺼낸 것은 결정피로감을 느끼더라도 다시 집어넣지 않는다. 일을 처리할 때는 ‘2분 규칙’에 따라 하나의 일을 처리하는 데 2분을 기준으로 한다. 2분 이상 걸리는 일이라면 자신이 적임자인지 다시 한 번 더 생각하여 위임을 하거나 행동을 연기한다. 3. 정리하기: 적절한 시스템 구축하기 일거리를 처리할 때 명확하게 구별해야 한다. 일을 처리할 목록을 만들고 직관적으로 우선순위를 정한다. 이후 바로 처리할 일인지, 특정 날짜에 해야 하는 일인지 아니면 행동이 필요 없이 파기해야 하는지 결정한다. 이 단계에서는 체크리스트를 만드