7가지 보고의 원칙

국내외 대학, 대기업, 연구기관, 정부, 공기업, 학회… 20여년 동안 저자가 직접 경험한 생동감 넘치는 경영현장 사례 ! 일요일 저녁 9시 뉴스 시그널 음악이 나오면 직장인들은 가슴이 답답하다. 월요일 아침이 오지 않기를 간절히 기원한다. 그 이유는 거의 대부분 상사 탓이다. 최근 조사결과 직장인 10명 가운데 6명이 상사로부터 받는 스트레스가 심하다고 고백한다. 괴팍한 성미에 다혈질, 거기에 무능력한 상사라면 정말 사표 내고 싶은 마음이 굴뚝같다는 것이다. 그러나 무턱대고 상사를 피하거나 이직을 한다고 해결될 일은 아니다. 해법을 찾아야 한다. 초점은, 성공하는 직장인들이 공통적으로 갖춘 역량이 커뮤니케이션 능력이라는 것이다. [포천] 500대 기업의 고위 임원 중 97.7%가 자신의 성공에 결정적 계기로 작용한 것이 커뮤니케이션 역량이라고 생각한다. “임원이 사원에게 요구하는 10가지 자질과 기술의 순위는 무엇인가?” 이 조사에서도 10년 넘게 부동의 1위를 차지하는 응답은 커뮤니케이션 기술이다.(본문 17쪽에서) 저자 남충희 박사가 스탠퍼드대학교 교수로서 혁신을 연구하고 가르치면서, 그리고 그 후 쌍용그룹 회장 자문역, 부산시 정무부시장과 부산시장 경제고문, 센텀시티(주)대표이사.사장, SK텔레콤(주) 사장/도시개발사업단장, KAIST 겸직교수 등을 역임하면서 20여 년 동안 현장에서 체득한 경영 사례를 통해 이야기하려는 주제 역시 같다. 보고의 순간은 진실의 순간 그는 이 책에서 조직 내 커뮤니케이션의 대부분을 차지하는 보고(reporting)에 초점을 맞추었다. 직장인이 매일매일 하는 업무의 대부분이 보고 준비와 보고다. 직장상사에 대한 보고의 순간이야말로 ① 보고자의 생각하는 힘, 즉 창의력, 분석력, 판단력, ② 의사전달 능력, ③ 전략적 능력, 리더십, 대외 교섭력, 전문지식이 평가 받는 순간이고, 인정감으로 축복받은 천당과 스트레스로 가득 찬 지옥을 가르는 ‘진실의 순간’이다. 보고 역량은 상사와의 관계를 결정짓는 핵심 역량이다. 그래서 보고는 승진만이 아니라 직장인의 평소 삶의 질을 결정짓는다. 직장이 천당인가, 아니면 지옥인가는, 보고라는 커뮤니케이션 역량에서 결정된다. 그럼에도 이 중요한 보고라는 커뮤니케이션 방법론을 왜 대학에서 가르치지 않을까? 대기업의 직원 연수 프로그램에서도 좀처럼 찾아볼 수 없다. 왜 그럴까? 아직 이론이 없기 때문이다. 보고의 내용 및 상황, 보고 받는 상사, 그리고 조직문화가 다 다르기 때문이다. 이러한 다양성을 꿰뚫는 논리의 체계화와 일반화가 어렵기 때문이다. 이 책은 이를 시도했다. 저자의 학자적 분석력이 보고 논리의 구조적 체계화를 가능케 했고, 사례에서 나타나는 저자의 다양한 경영현장 경험은 주장하는 논리 체계의 일반화에 대한 설득력을 높였다. 더 나아가 보고의 원칙과 기술뿐 아니라 생각하는 힘, 조직생활의 지혜, 인간관계에 대한 통찰력까지도 느낄 수 있게끔 배려했다. CEO의 경륜, 학자적 분석력, 작가적 문장력, 그리고 후배들을 향한 저자의 따뜻한 진정성이 녹아든 《7가지 보고의 원칙》이 고뇌하는 직장인들에게 월요일 출근을 즐겁게 기다릴 수 있도록 도와줄 것이다. 독자들의 참여와 검증을 거친 보고의 원칙 50여 편의 국내외 관련 논문과 서적을 각주에 달아 설명하며 ‘원칙’을 주창하는 이 책의 특징은 뜻밖에도 생동감이다. 경영과 행정의 현장에 포커스를 맞춘 카메라는 133명의 인물이 등장하는 70편의 다양한 커뮤니케이션 순간, 주로 상사와 부하가 접촉하는 보고의 순간을 생생하게 포착한다. 흡사 다큐멘터리 영화 한 편을 보는 듯하다. ‘추천사‘와 ‘감사의 말’을 보면, 저자가 책을 만든 과정도 혁신적이다. 남충희 박사는 초고를 완성한 다음, 200여 명의 CEO, 교수, 언론인, 비즈니스맨, 대학생, 주부에게 그 초고를 읽게 하고 그 중 70여 명으로부터 구할 수 있었던 다양한 피드백과 설문조사의 결과를 입체적으로 분석하여 전면 재집필하였다. 세 차례나 거친 이 수정 보완 과정에서 ‘원칙’의 생명인 다양성 테스트를 통과한 사례와 이론만을 살려냈다. 소통의 순간에서 뽑은 보고의 원칙, 그리고 크리티컬 씽킹 방법 ! 이 책은 직장에서의 성공을 좌우하는 핵심인 보고의 원칙을 다루었다. 저자는 ①고객지향의 원칙, ②구조적 사고의 원칙, ③두괄식 표현의 원칙, ④미래지향성의 원칙, ⑤건의형의 원칙, ⑥적극성의 원칙, ⑦조심성의 원칙 등 7가지 보고의 원칙을 제시한다. ① 고객지향의 원칙에서는 먼저, 보고를 받는 대상에 주목할 것을 강조한다. 보고를 받는 상대가 처해 있을 사정이나 형편에 섬세하게 마음을 쓰라는 것이다. 예컨대 사장은 생각할 것이 많다. 가끔씩 정상적인 심리상태가 아니다. 혼자 욕도 해대는 등 종종 분노에도 휩싸인다. 몸도 늘 여기저기 아프다. 따라서 사장은 긴 보고를 절대, 결단코 좋아하지 않는다. 그렇다면 핵심을 추려 짧게 보고해야 한다. 한 발 더 나아가 직접고객 외에 간접고객까지 고려하고 끈질기게 고객을 분석하여 저격수와 같은 정확성을 갖추는 방법을 설명해준다. ② 구조적 사고의 원칙은 보고를 하기 전에 3차원으로 생각하는 것이다. 즉 앞으로 멀리 바라보고, 좌우로 넓게 보며, 깊이 있게 살피는 것이다. 이를 위해서는 보고서를 작성할 때 주장을 먼저 하고, 단문을 사용하며, 정확한 단어를 찾아 쓰고, 원인과 결과를 구분하는 등의 기술이 필요하다. 구조적 사고와 보고에 익숙해지도록 3×3의 사고 방법을 적용하고, 머리 속에 사안별로 구조화된 물음과 답을 늘 준비해야 한다. ‘이번 프로젝트의 핵심 세 가지는 무엇인가? 그 이유 세 가지는 무엇인가? 달성 목표 세 가지는 무엇인가?’ 이와 같이 평소에도 자신의 업무를 분류하고 중요성과 긴급성에 따라 조직화하라는 것이다. ③두괄식 표현의 원칙이란 핵심 또는 결론을 먼저 말하는 것이다. 그 뒤에 결론을 내리게 된 이유와 근거를 풀어나가라는 의미다. 상사나 사장은 몸을 움직이지 않더라도 머리 속은 항상 바쁘기 때문이다. 사장의 집중력이나 칭찬은 바라지 않는 것이 낫다. 정신적 여유도 찾기 힘들다. 또한 저자는 보고의 완결성을 보장 받기 위해서도 두괄식으로 표현하라고 강조한다. 사장이나 상사는 곧 외출해야 할지도 모르고, 손님이 찾아와 언제 보고가 중단될지도 모르기 때문이다. 따라서 두괄식 표현의 원칙에서는 ‘핵심뽑기’가 생명이다. 이를 기초로 첫째, 한 문장과 문단에서 가장 중요한 것을 뽑아 맨 앞에 놓고, 둘째 도식화된 슬라이드나 PPT에서 주장하려는 주요 내용을 찾고, 셋째 복잡하고 긴 보고에서는 전체를 꿰뚫는 핵심을 먼저 제시하는 등 역피라미드 형으로 사고해야 한다. 저자가 사례로 제시한 [엘리베이터 보고 훈련]처럼 10~30초 이내에 핵심을 전달하도록 단문 10개 이내로 요약하는 반복적인 연습과 노력이 중요하다. 다만, 예외적인 예로 상사의 관심이 집중되어 있고, 보고 시간이 미리 정해져 보고의 완결성에 문제가 없다면 미괄식이나 양괄식도 좋은 방법이다. ④미래지향성의 원칙은 ‘미래에 관한 생각과 대책’을 모든 보고에 넣는 것이다. 이를 위한 방법은 첫째, 기획(planning)에서의 미래지향성, 둘째 통제와 조정(controlling)에서의 미래지향성, 셋째 전략 수립에서의 미래지향성, 넷째 보고 후 복기를 통한 반성과 성장, 다섯째 벤치마킹 대상 또는 롤모델의 보고를 미리 예측하고 비교하여 배우는 것이다. 상사는 보고를 받는 순간 보고자의 기획력과 앞을 내다보는 전략적 판단을 매우 중시하게 마련이다. 미래를 예측하고 분석하는 능력은 상사로부터 신뢰를 얻는 지름길이자 조직 전체의 생사를 좌우하는 핵심이다. ⑤건의형의 원칙이란, ‘무엇을 어떻게 하겠다’라는 의지가 담긴 보고다. 현황 설명만으로 끝내는 보고는 상사 입장에서 볼 때 최악이다. 지침과 지시만을 기다리는 소극적인 자세에는 창의성과 자율성이 결여되었기 때문이다. 두